Geen olifanten in je bedrijfsprocessen!
Wist je dat een olifant altijd via de kortste route naar zijn bestemming marcheert? Geen obstakel in de savanne houdt de zeventonner tegen. Aan geplaveide wegen heeft hij lak. Toch moet de mens niet onderdoen. Ook wij slijten onze ‘olifantenpaden’ uit om dingen vlotter te bereiken. Maar staan we wel voldoende stil bij de impact op onze organisatie?
De koortsachtige zoektocht naar shortcuts en achterpoortjes is inherent aan de menselijke aard. Ik neem je mee naar een schooltje bij ons in het dorp. Vóór het schoolgebouw: een rotonde afgezoomd met een beukenhaag. Mooi? Op papier wel.
Maar wat gebeurt er écht? De rotonde fungeert als kiss-and-ride. Met de haag gepromoveerd tot binnenweg en officieuze schoolingang. Tegen alle regels in. Gevolg: de beukenhaag staat er maar kaal en beteuterd bij.
“Wat zijn we toch lui! Of zeg ik beter: efficiënt?”
De eigenaar van de haag laat het daar niet bij. Hij slaat wat palen in de grond en spant er draad tussen:
Ziezo, shortcut afgesloten! En de haag groeit langzaam toe. Maar daarmee is de kous niet af: heel wat mensen moeten nu elke dag omlopen. Dik tegen hun zin. Wat zijn we toch lui! Of zijn we gewoon nukkig omdat we onze efficiënte route gedwarsboomd zien?
Bedrijfsprocessen met wegomlegging?
We willen onze doelen snel en gemakkelijk bereiken. Daarom creëren we zonder schroom olifantenpaden of desire paths. Tot grote ergernis van ontwerpers van parken, tuinen en stadsgroen. Want waarom zouden we sierlijk kronkelende paadjes volgen als we ook “gauw dat graspleintje kunnen oversteken”?
“Achterpoortjes in processen leiden tot nefaste gevolgen”
Diezelfde denkwijze duikt ook op als medewerkers botsen op omslachtige of complexe bedrijfsprocessen. Ze ontdekken dan al gauw achterpoortjes … die vaak onverwachte gevolgen voor de organisatie met zich meebrengen.
Zó teken je bedrijfsprocessen zonder olifantenpaden
Wat staat je dan te doen, als architect van goede processen?
- Raadpleeg alle betrokkenen. Verlaat je ivoren toren en ga met iedereen rond de tekentafel zitten. Zo bouw je op waardevolle inzichten en verstevig je je draagvlak voor veranderingen.
Begrijp en aanvaard het ‘olifantengedrag’ van mensen. Teken van meet af aan de meest efficiënte route uit. En hou de uiteindelijke uitvoerder voor ogen: een persoon van vlees en bloed, met uitdagingen en verwachtingen, doelen en frustraties. - Reduceer mythes tot brandhout. Denk niet dat je je medewerkers lastige processen kunt inlepelen, als je maar voldoende opleiding organiseert. En ga er evenmin vanuit dat je achterpoortjes in processen kunt dichtmetselen. Met lapmiddelen houd je geen olifant tegen.
Resultaat? Een professionele flow die ieders comfort en productiviteit toelacht. Ofwel: een rustige rotonde. Een puntgave haag. En doordachte doorgangen die ouders tijd laten winnen in hun ochtendrush. Iedereen tevreden!